Muchas reuniones pueden afectar la productividad

De acuerdo a un estudio del MIT, un alto número de reuniones puede afectar la productividad de los empleados.

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En años recientes, y con la llegada de la pandemia, se ha puesto en cuestión cosas que dabamos por hecho, en el día a día del mundo laboral; por ejemplo el número de reuniones, el uso del power point y la flexibilidad del trabajo a distancia.

Y es que, limitandonos al tema de las reuniones, empresarios como Jeff Bezos o Elon Musk, mantienen una postura tajante sobre el tema; muchas reuniones afectan negativamente a la productividad, peor resultan, si tienen una alta duración; y aunque podríamos asentir sin reparos, la realidad es que no dejaba de ser una opinión.

Eso era, hasta que investigadores del Instituto Tecnológico de Massachuset, el MIT por sus siglas en inglés; publicaron los resultados de un estudio, en el que les brindan la razón a los empresarios ya mencionados.

Reducción de reuniones

Para llevar a cabo este estudio, se convocó a 76 empresas, las cuáles contaran con su haber, con una plantilla de por lo menos 1,000 empleados; una vez seleccionadas las entidades a participar, se les solicitó modificarel número de reuniones de trabajo, primero comenzaron con por lo menos una por día; para después reducirlas a una por semana.

El estudio se desarrolló en un periodo de 12 meses, y una vez en la fase final, se optó por desaparecer a las reuniones completamente; también se realizaron algunas modificaciones, en la duración de las reuniones, y otra modificación permitía suceder reuniones con un caracter más social y menos profesional.

Menos es más

De acuerdo a los resultados, a medida que la duración y frecuencia de las reuniones descendía, los empleados mostraban mejor rendimiento; el resultado óptimo se dio hasta en 3 días sin reuniones, pasando ese número no encontraron beneficios significativos, y superando los cinco, comenzaban a aparecer algunas desventajas de comunicación.

De acuerdo al estudio, el rango de tres días sin reunión, permitía un aumento de la productividad, en un 73%, así como una reducción en el estrés de los empleados, hasta un 57%; finalmente, las calificiones del clima de trabajo, llegaban hasta un 65% para todos los niveles de las empresas.

En conclusión de los investigadores, muchas reuniones con larga duración, detiene la productividad de los empleados, si deben de presentar información o resultados en cada reunión constante, se prepararán para entregar estos resultados, y se distrairán de resultados más generales.

Para los investigadores, de una a dos reuniones por semana, con un espacio de 3 días, sería el número óptimo; de este número de reuniones, al menos una debería ser informal, y permitir a los trabajadores interactuar; para subsanar la ausencia de comunicación, entre mandos medios y empleados, lo mejor es usar calendarios compartidos, hojas de instrucción o programas de comunicación como Microsoft Teams o Slacks.

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